Liên thông Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia trên RX20

1Khai tài khoản liên thông

Tài khoản và mật khẩu là tài khoản đăng nhập cổng csdlduoc.com.vn mà nhà thuốc đã được cấp. Chỉ cần khai một lần.

1. Bấm ảnh đại diện ở góc phải trên, chọn Thông tin cửa hàng.
2. Ở khung Kết nối Dược Quốc Gia, điền tài khoản và mật khẩu.
3. Bấm Kiểm tra kết nối. Thấy báo "Kết nối thành công" là đúng.
4. Bấm Lưu thay đổi.

2Quét và khớp thuốc

CSDL Dược chỉ nhận thuốc có trong danh mục quốc gia, đúng mã và đúng đơn vị tính. Bước quét chỉ kiểm tra trong RX20, không gửi gì lên cổng.

2.1 Quét toàn bộ thuốc

1. Vào Hàng hóa → Sản phẩm, bấm Quét liên thông DQG.
2. Đợi quét xong. Nhà thuốc nhiều thuốc sẽ quét thành nhiều đợt, có thanh tiến trình; bấm Dừng giữa chừng thì lần sau bấm Quét tiếp.
3. Cột Liên thông DQG trong danh sách cho biết từng thuốc: Đã khớp Chưa khớp Không cần Chưa quét. Có thể lọc theo cột này ở khung lọc bên trái.

2.2 Sửa thuốc "Chưa khớp"

1. Bấm Sửa trong hộp quét, hoặc bấm nhãn Chưa khớp ở danh sách sản phẩm.
2. Bấm Chọn thuốc khác từ danh mục DQG, gõ tên thuốc, số đăng ký hoặc hoạt chất rồi bấm Tìm.
3. Tích đúng thuốc. So kỹ tên, hàm lượng, hãng sản xuất, rồi bấm Chọn thuốc này để so sánh.
4. Xem hai cột cạnh nhau, đúng thuốc thì bấm Dùng thuốc này. RX20 ghi số đăng ký chuẩn cho thuốc; tên thuốc của nhà thuốc giữ nguyên.

2.3 Thuốc bán theo Hộp/Vỉ mà DQG chỉ nhận Viên

Hay gặp nhất: nhà thuốc bán theo Hộp, nhưng thuốc đó trên CSDL Dược chỉ đăng ký đơn vị Viên. Khi đó khai quy đổi một lần cho thuốc, ví dụ 1 Hộp = 30 Viên. Lúc gửi phiếu, RX20 tự nhân số lượng và chia đơn giá; tồn kho, giá bán trong RX20 không đổi.

1. Bấm Dùng thuốc này trước (1).
2. Điền số viên trong 1 hộp vào ô 1 Hộp = ? (2). Xem quy cách trên vỏ hộp, ví dụ hộp 3 vỉ × 10 viên thì điền 30.
3. Bấm Lưu quy đổi (3).

Ô "Chỉ khác cách viết, cùng một đơn vị?" chỉ dùng khi viết khác nhau mà cùng nghĩa, ví dụ "Lo" và "Lọ". Đừng dùng ô này để đổi Hộp thành Viên.

3Khai tồn đầu kỳ lên cổng

Trước khi gửi phiếu hằng ngày, nhà thuốc khai số tồn kho hiện có lên cổng một lần, để tồn trên cổng khớp với tồn thật.

1. Làm xong bước 2 (khớp thuốc) trước, để file tồn đầu có đủ mã thuốc.
2. Vào Hàng hóa → Nhập tồn đầu, bấm Xuất phiếu tồn đầu kỳ.
3. Giữ ngày mặc định là hôm nay (tồn hiện tại), bấm Xuất file.
4. Mở file Excel. Tab Nhập kho là các dòng đủ thông tin; tab Chờ xử lý là dòng còn thiếu (chưa khớp mã, thiếu lô, hạn dùng, đơn giá) kèm lý do. Sửa trong RX20 rồi xuất lại.
5. Đăng nhập csdlduoc.com.vn, vào chức năng nhập tồn đầu kỳ và tải lên tab Nhập kho của file vừa xuất.
6. Xong thì quay về RX20 bán hàng bình thường.

4Liên thông hằng ngày

4.1 Hóa đơn bán: gửi nhiều hóa đơn một lượt

1. Vào Giao dịch → Hóa đơn bán.
2. Tích các hóa đơn cần gửi. Cột Phiếu DQG cho biết hóa đơn nào đã gửi; hóa đơn đã gửi trước đó sẽ không bị gửi lại.
3. Bấm Liên thông Dược Quốc gia trên thanh công cụ, kiểm tra danh sách rồi bấm Liên thông N phiếu.
4. Đợi chạy xong, xem cột Kết quả. Hóa đơn chưa hoàn thành sẽ được bỏ qua kèm lý do.

4.2 Một hóa đơn

1. Bấm vào hóa đơn để mở chi tiết, bấm Liên thông Dược Quốc gia.
2. Bấm Liên thông để gửi. Vài phút sau bấm Tra trạng thái để xem cổng đã xử lý xong chưa.

4.3 Phiếu nhập hàng

1. Vào Giao dịch → Hóa đơn nhập, mở phiếu đã hoàn thành, bấm Liên thông Dược Quốc gia.
2. Chọn Lý do nhập hàng, thường là "Nhập từ nhà cung cấp", rồi bấm Liên thông.
3. Phiếu trả hàng nhà cung cấp và phiếu khách trả hàng làm tương tự.

Ý nghĩa trạng thái liên thông

CSDL Dược nhận phiếu trước rồi mới kiểm tra. Vì vậy ngay sau khi gửi thường là "Đã tiếp nhận"; vài phút sau bấm Tra trạng thái mới biết phiếu được ghi nhận hay bị từ chối.

Lỗi thường gặp